Każdy, kto prowadzi sprzedaż B2B w agencji, zna ten scenariusz: wysyłasz ofertę, oznaczasz ją w CRM-ie, ustawiasz przypomnienie w kalendarzu, a potem… czekasz. Po trzech dniach sprawdzasz, czy klient otworzył dokument. Po tygodniu piszesz follow-up. Po dwóch tygodniach zastanawiasz się, czy oferta w ogóle dotarła.
Ten cykl powtarza się przy każdej ofercie. Mnożysz go przez dziesięć, dwadzieścia, pięćdziesiąt aktywnych propozycji — i nagle okazuje się, że połowa Twojego dnia to nie sprzedaż, a administracja sprzedażą.
Dlatego wprowadziliśmy w Mideo moduł akcji automatycznych — silnik automatyzacji, który przejmuje powtarzalne zadania i pozwala Ci skupić się na tym, co naprawdę wymaga ludzkiego kontaktu: rozmowach z klientami.
Czym jest moduł akcji automatycznych?
To wbudowany w Mideo system reguł typu „jeśli wydarzy się X, zrób Y". Nie musisz integrować zewnętrznych narzędzi, konfigurować webhooków ani pisać kodu. Wszystko działa natywnie, w tym samym ekosystemie, w którym tworzysz i wysyłasz oferty.
Moduł obsługuje 24 typy wyzwalaczy, w tym:
- Wyzwalacze czasowe — np. „3 dni po wysłaniu oferty", „24 godziny przed wygaśnięciem"
- Wyzwalacze statusowe — zmiana statusu oferty na „zaakceptowana", „odrzucona", „wygasła"
- Wyzwalacze behawioralne — klient otworzył ofertę, spędził ponad 5 minut na sekcji budżetowej, wrócił do oferty po tygodniu
- Wyzwalacze formularzowe — wypełnienie formularza kontaktowego, pobranie załącznika
- Wyzwalacze analityczne — osiągnięcie określonego poziomu zaangażowania, wykrycie wielu osób przeglądających ofertę
Każdy wyzwalacz możesz połączyć z jedną lub wieloma akcjami:
- Wyślij e-mail — automatyczny follow-up z dynamicznymi zmiennymi (nazwa oferty, klient, kwota)
- Zmień status oferty — np. automatyczne zamknięcie oferty po 30 dniach bez odpowiedzi
- Utwórz powiadomienie — alert w aplikacji dla właściciela oferty lub całego zespołu
- Wyślij powiadomienie push — natychmiastowy push na urządzenie mobilne lub desktop
Dlaczego to zmienia zasady gry?
1. Żadna oferta nie umknie uwadze
Pisaliśmy już o tym, dlaczego klienci nie odpowiadają na oferty. Jednym z głównych powodów jest… brak follow-upu ze strony sprzedawcy. Nie dlatego, że jest leniwy — po prostu przy dwudziestu aktywnych ofertach łatwo o przeoczenie.
Automatyzacja rozwiązuje ten problem systemowo. Ustawiasz regułę raz — np. „Jeśli klient nie otworzy oferty w ciągu 48h, wyślij przypomnienie" — i od tej pory każda oferta jest objęta tym samym standardem obsługi.
2. Reakcja w czasie rzeczywistym
Wyobraź sobie, że klient właśnie otworzył Twoją ofertę na 150 000 zł i przegląda sekcję budżetową. W tradycyjnym modelu dowiesz się o tym… nigdy. Albo za trzy dni, kiedy sprawdzisz statystyki.
Z modułem automatyzacji dostajesz natychmiastowe powiadomienie. Możesz zadzwonić do klienta w momencie, gdy oferta jest jeszcze świeża w jego głowie. Jak pokazują nasze dane z nowej analityki ofert, timing kontaktu ma ogromny wpływ na konwersję.
3. Eskalacja bez mikrozarządzania
Menedżerowie sprzedaży nie muszą codziennie pytać: „Co z ofertą dla klienta X?". Wystarczy reguła: „Jeśli oferta powyżej 100 000 zł nie zostanie otwarta w ciągu 5 dni, powiadom managera". System sam eskaluje sprawy, które wymagają interwencji.
4. Spójny proces follow-upowy
Każda agencja chce mieć powtarzalny proces sprzedaży, ale w praktyce każdy handlowiec robi to po swojemu. Automatyzacja wymusza standard — ten sam schemat follow-upów, te same interwały, ta sama jakość komunikacji. Bez wyjątków.
Jeśli nie wiesz, jak powinien wyglądać idealny follow-up, przeczytaj nasz poradnik: Follow-up, który nie irytuje.
Jak skonfigurować pierwszą automatyzację?
Konfiguracja zajmuje dosłownie minutę:
- Przejdź do Ustawienia → Automatyzacje
- Kliknij „Nowa reguła"
- Wybierz wyzwalacz — np. „Oferta nie otwarta przez 3 dni"
- Dodaj akcję — np. „Wyślij e-mail z szablonem follow-up #1"
- Opcjonalnie: dodaj warunki (typ oferty, kwota, klient)
- Aktywuj regułę
Od tego momentu system działa w tle. Ty zajmujesz się sprzedażą, a Mideo pilnuje procesu.
Przykłady gotowych automatyzacji
Oto konfiguracje, które nasi użytkownicy wdrażają najczęściej:
| Wyzwalacz | Akcja | Efekt |
|---|---|---|
| Oferta nie otwarta 48h | E-mail przypominający | +34% otwieralności ofert |
| Klient wrócił do oferty | Push do handlowca | Kontakt w idealnym momencie |
| Oferta zaakceptowana | E-mail z podziękowaniem + powiadomienie zespołu | Natychmiastowa obsługa nowego projektu |
| Oferta wygasa za 24h | E-mail do klienta + alert dla managera | Ostatnia szansa na zamknięcie dealu |
| Formularz kontaktowy wypełniony | Powiadomienie push + zmiana statusu | Reakcja w ciągu minut |
Limity i plany subskrypcyjne
Moduł automatyzacji jest dostępny w wybranych planach subskrypcyjnych. Każdy plan definiuje miesięczny limit akcji automatycznych — czyli liczbę razy, gdy system może wykonać akcję w danym miesiącu. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad kosztami i możesz skalować automatyzację wraz z rozwojem firmy.
Sprawdź dostępne plany w Ustawienia → Subskrypcja, aby wybrać opcję najlepszą dla Twojego zespołu.
Automatyzacja to nie luksus — to konieczność
W erze, gdy każdy błąd w ofercie kosztuje kontrakt, a klienci oczekują natychmiastowej reakcji, ręczne zarządzanie procesem ofertowym to anachronizm. Moduł akcji automatycznych w Mideo nie zastępuje handlowca — daje mu supermoc.
Mniej administracji. Więcej rozmów. Lepsze wyniki.
Jeśli nadal porównujesz narzędzia ofertowe, sprawdź nasze zestawienia: Mideo vs PandaDoc i Mideo vs Proposify vs Better Proposals — zobaczysz, jak nasza automatyzacja wypada na tle konkurencji.